eSocial deve simplificar e unificar a entrega das obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais

eSocial. Esta palavra tem gerado muitas dúvidas e questionamentos. É importante explicar que é um novo sistema de registro, elaborado pelo Governo Federal, para facilitar a administração de informações relativas aos trabalhadores. De forma padronizada e simplificada, o novo eSocial empresarial vai reduzir custos e tempo da área contábil das empresas na hora de executar 15 obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas. O objetivo é desenvolver um sistema de coleta de informações trabalhistas, previdenciárias e tributárias, armazenando-as em um Ambiente Nacional Virtual.

Na prática, as empresas terão que enviar periodicamente, em meio digital, as informações para a plataforma do eSocial. Todos esses dados, na verdade, já são registrados, atualmente, em algum meio, como papel e outras plataformas online. No entanto, com a entrada em operação do novo sistema, o caminho será único. Todos esses dados, obrigatoriamente, serão enviados ao Governo Federal, exclusivamente, por meio do eSocial Empresas.

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É importante destacar que a implantação do sistema será realizada em duas etapas: a partir de janeiro de 2018, a obrigatoriedade de utilização do eSocial Empresas será para os empregadores e contribuintes com faturamento apurado, no ano de 2016, superior a R$ 78 milhões. Já a partir de julho de 2018, a obrigatoriedade será estendida aos demais empregadores e contribuintes, independentemente do valor de faturamento anual.

Além de simplificar processos, o que gera ganho de produtividade, o eSocial passará a subsidiar a geração de guias de recolhimentos do FGTS e demais tributos, o que diminuirá erros nos cálculos que, hoje, ainda ocorrem na geração desses documentos. A plataforma garantirá também maior segurança jurídica, com um ambiente de negócio que beneficia a todos, principalmente àquelas empresas que trabalham em conformidade com a legislação. Com a substituição da entrega de diversas obrigações por apenas uma operação, totalmente padronizada, as empresas diminuirão gastos e tempo dedicados atualmente para à execução dessas tarefas.

 

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Esse novo modelo traz outras vantagens, como: registro imediato de novas informações, como a contratação de um empregado; Integração de processos; disponibilização imediata dos dados aos órgãos envolvidos. Esse novo sistema consiste apenas em uma nova forma de prestação de informação por parte das empresas, e não se confunde com qualquer tipo de regime tributário diferenciado.

Como já foi destacado, o eSocial Empresas é resultado de um trabalho coletivo que reúne representantes de órgãos governamentais e das principais categorias econômicas do país. Esse formato foi organizado com o objetivo de disponibilizar uma plataforma de serviço simplificada, desburocratizada e adequada à realidade do setor empresarial brasileiro.

A principal vantagem para o trabalhador será, sem dúvida, maior garantia em relação à efetivação de seus direitos trabalhistas e previdenciários e à maior transparência referente às informações de seus contratos de trabalho. Serão também registradas todas as informações relativas aos pagamentos efetuados ao trabalhador, assim como as informações referentes à sua condição de trabalho, tais como as características do local que desempenha suas funções e os tipos de riscos aos quais está exposto.

O eSocial Empresas vai contribuir de forma decisiva para a diminuição de erros nos cálculos que, hoje, ainda ocorrem na geração dessas guias pelos sistemas das empresas.

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DÚVIDAS MAIS FREQUENTES

Por que o programa beneficia a população em geral e não apenas as empresas?

Além de simplificar a vida das empresas, o eSocial Empresas trará benefícios significativos para o empregado, pois será possível assegurar, de forma muito mais efetiva, o cumprimento dos direitos trabalhistas e previdenciários.

– Por que o eSocial Empresas é inovador?

Por que traz para o formato digital, informações que ainda podem ser registradas em meios ultrapassados e até frágeis, como em livros de papel. Tais dados, que ainda devem ser guardados por longo período de tempo, em até 30 anos, passarão a ser armazenados em um ambiente público, seguro e sem custos para as empresas. As 15 obrigações, fundamentais na relação trabalhista entre empregador e empregado, estarão sistematizadas num único banco de dados.

– O que assegura que esse programa seja um dos mais sofisticados do mundo?

Do ponto de vista tecnológico, é um projeto ambicioso e moderno, desenvolvido a partir de técnicas avançadas de sistemas de informação. Casos bem-sucedidos de programas adotados pelo Governo Federal envolvendo o universo empresarial, contribuíram também para o desenho da plataforma do eSocial. Entre eles, a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e a Contabilidade Digital (ECD), que fazem parte do SPED

– Sistema Público de Escrituração Digital, com padrão de excelência reconhecido

internacionalmente. A rotina das empresas passará por uma grande transformação, visto que o eSocial vai unificar o envio dos dados referentes às relações de trabalho para o Governo Federal, o que demandará das empresas a integração total dessas informações. A partir disso, a inteligência do sistema adotado vai “agregar” valor a tais dados, visto que será capaz de relacionar as informações, detectar erros.

– Quais as penalidades que as empresas estão sujeitas, caso não cumpram algum quesito?

Basicamente, serão as mesmas penalidades a que estão sujeitas hoje pelo descumprimento de suas obrigações. Não há cobrança de multas para a empresa que não aderir ao sistema de forma imediata. No entanto, o processamento e quitação das obrigações rotineiras da empresa para com a administração federal ficará praticamente inviável, se ela não se adequar ao eSocial.

– Quando começaremos a sentir os efeitos da implementação do eSocial Empresas?

Na verdade, em algumas áreas da administração federal, como de cadastros, já é possível perceber mudanças mesmo antes da implantação oficial do eSocial. Muitas empresas já começaram a rever os processos administrativos e contábeis e a qualificar os dados referentes a seus empregados. Essas organizações estão trabalhando no desenvolvimento das soluções de TI para se adequarem à nova sistemática de prestação de informações e algumas delas já estão até testando essas soluções. A partir do início da obrigatoriedade e da efetiva prestação das informações pelas empresas, será possível começar a substituir os procedimentos e perceber, na prática, os efeitos da desburocratização inerente a este programa.

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Quantos sistemas passarão a se comunicar com o Governo de Forma Unificada?

Ao todo serão 15.

– GFIP  –  Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social

– CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT

– RAIS – Relação Anual de Informações Sociais.

– LRE –  Livro de Registro de Empregados

– CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho

– CD –  Comunicação de Dispensa

– CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social

– PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário

– DIRF – Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte

– DCTF – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais

– QHT – Quadro de Horário de Trabalho

– MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais

– Folha de pagamento

– GRF – Guia de Recolhimento do FGTS

– GPS – Guia da Previdência Social

Fonte: Portal eSocial